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8 vantagens de ter um software de gestão de tarefas na sua empresa

Você já utiliza a gestão de tarefas na sua empresa para otimizar o tempo da sua equipe? Na área da contabilidade, é fundamental a aplicação dela com ferramentas específicas e pessoas especializadas para realizar esse serviço, visto que ele oferece várias vantagens para quem utiliza os processos corretos.

Neste artigo, mostraremos alguns dos benefícios de trabalhar com o auxílio de um software de gerenciamento. Confira!

1. Centralização das informações

Quando os profissionais estão envolvidos em diversos projetos ao mesmo tempo, é preciso que eles tenham as informações de cada um deles disponíveis em um local específico. O acesso deve ser facilitado para que não percam tempo procurando.

Em uma boa gestão de tarefas, todos os dados necessários são concentrados em um gerenciador. Com isso, é possível reduzir tanto o tempo quanto a energia gastos para administrá-los e o trabalho da equipe é otimizado.

2. Melhor processo de comunicação

Geralmente, o gerenciamento é afetado por vários ruídos na comunicação e a causa deles são os problemas enraizados nos processos. Quando as informações são organizadas corretamente em uma única plataforma, a comunicação entre os times responsáveis é facilitada.

Um software de gestão de tarefas oferece recursos para que cada uma tenha a sua própria conversa. Nela, a equipe pode se comunicar, discutir detalhes, fazer apontamentos, dar sugestões, identificar erros e compartilhar insights. Com o sistema, todo o trabalho pode ser feito de forma mais fluida e contínua.

3. Redução de custos e economia de tempo

Toda empresa que visa a crescer, procura pela melhor maneira de economizar ao máximo, ao mesmo tempo em que precisa ser produtiva e eficaz. Além de ajudar — e muito — na otimização e gestão de tempo do negócio, uma ferramenta de gerenciamento ajuda a reduzir os custos.

Uma das formas de diminuir os gastos é na gestão de processos. Isso porque o gerenciador pode trazer uma visão mais analítica das tarefas e mostrar, com detalhes, todos os prazos que precisam ser seguidos, o que evita atrasos e multas.

Outro ponto em que é possível obter ajuda nesse quesito é o controle total proporcionado por ele. O sistema dá poder aos gestores de controlar e delegar tarefas de forma eficaz e totalmente rápida, o que os deixa com mais tempo para se concentrar em outras coisas.

4. Menor quantidade de reuniões

A quantidade de projetos sendo executados ao mesmo tempo pode ter impacto direto na produtividade da equipe. Isso porque ela é associada, geralmente, aos encontros constantes para o esclarecimento de dúvidas e para que os responsáveis sejam atualizados sobre o status de cada um deles.

Quando as informações ficam todas registradas em um software de gestão de tarefas, basta que o gestor aponte o que precisa ser feito ou ajustado no próprio chat do grupo, e estabeleça os prazos para a finalização das etapas e tarefas designadas. Com isso, as informações são passadas de forma mais objetiva e os líderes das equipes são alertados com mais rapidez, o que diminui a perda de foco e elimina a necessidade de reuniões constantes.

5. Aumento do foco e da produtividade da equipe

Geralmente, as pessoas se mantêm mais focadas em suas tarefas quando existe um cronômetro ou algum tipo de contagem para o fim do trabalho. Utilizar um sistema de gerenciamento para realizar esse serviço é uma ótima opção.

Com o gerenciador, é possível monitorar tanto os prazos dos processos realizados quanto o desempenho das equipes envolvidas. Mesmo que não funcione como uma ferramenta de supervisão em si, com todas as funcionalidades que ela ofereceria, um planejamento estruturado com o auxílio do gerenciador aumenta — e muito — o comprometimento e o engajamento do time.

6. Aumento da colaboração entre os profissionais

Por meio de um sistema de gestão de tarefas, o ambiente de trabalho se torna automaticamente mais colaborativo. Isso acontece porque é uma solução que permite que os participantes dos times responsáveis por determinadas tarefas tomem conhecimento de todas as etapas do projeto.

Nesse contexto, a transparência é fundamental para que seja possível utilizar a expertise de cada um de forma útil no trabalho do outro. Aqui, a única preocupação seria de um funcionário interferir nas tarefas dos companheiros. Mas isso não acontece, porque cada um tem uma responsabilidade e o sistema não permite que pessoas não autorizadas interfiram em partes do projeto que não lhe cabem.

7. Gerenciamento e cumprimento de prazos

Gerenciar o prazo de uma ou de várias tarefas não significa simplesmente estabelecer datas de entrega e cobrar para que elas sejam cumpridas. Uma boa gestão de prazos consiste na implementação de metodologias claras para que haja um aumento gradual no cumprimento das entregas, sempre com qualidade e pontualidade. Com um gerenciador de tarefas, é possível realizar todos esses passos.

Atualmente, já existem alguns modelos que fornecem recursos que facilitam esse processo para que tudo seja entregue na data estipulada. Por meio de relatórios por períodos e gráficos, é possível monitorar projetos em andamento de forma precisa, o que, no fim, possibilita fazer uma análise realista e eficiente dos resultados.

8. Avaliação de resultados

Quando o tempo gasto em cada tarefa é controlado e calculado, os gestores têm informações valiosas nas mãos que podem beneficiar todo o processo de trabalho. Entre elas, é possível citar o tempo necessário para realizar cada etapa e quanto cada membro da equipe demora para terminá-la, além da estimativa de recursos gastos e, até mesmo, o valor da hora de cada colaborador.

Os benefícios de um gerenciador de tarefas vão muito além fornecer dados. Com eles em mãos, é possível elaborar relatórios e análises para avaliar os resultados, o que consolida o desempenho dos responsáveis pelas equipes e os ajuda a sempre pensar em melhores soluções para aumentar a produtividade e o lucro da empresa.

Como você pôde perceber, realizar a gestão de tarefas na área de contabilidade é essencial para que a produtividade seja estimulada constantemente na equipe envolvida. Para que isso seja feito da forma correta, uma ideia é contar com o apoio de uma empresa especializada no desenvolvimento de soluções para esse fim.

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