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Gestão da comunicação: o que é, qual sua importância e como otimizá-la?

Se existe um aspecto que desafia até os empreendedores mais experientes do mercado é a gestão da comunicação entre a equipe. Considerando que uma empresa é como um organismo vivo, que precisa que todas as funções estejam operando corretamente para que sobreviva e se desenvolva, se os colaboradores de diferentes departamentos não souberem se comunicar entre si, todo o clima organizacional é afetado.

O fato de estarmos lidando com diferentes perfis comportamentais e personalidades muitas vezes gera ruídos e discordâncias nas relações cotidianas, o que impacta diretamente a produtividade do negócio e, por consequência, seus resultados.

É fundamental elaborar boas estratégias para melhorar a gestão da comunicação. Por isso, preparamos este conteúdo com uma série de informações úteis sobre o assunto e algumas dicas práticas para otimizar o relacionamento de seu time de profissionais. Continue a leitura para conferir!

O que é gestão da comunicação?

De forma simplificada, trata-se do conjunto de medidas, ações e procedimentos que têm como finalidade melhorar o clima organizacional, tornando a comunicação entre os colaboradores de uma empresa muito mais clara, ética e funcional.

Para que você tenha uma ideia, de acordo com um levantamento de dados, cerca de 76% das organizações no Brasil afirma que a ineficiência da comunicação entre as equipes internas é o principal motivo para o fracasso da execução de projetos.

Sendo assim, podemos dizer que gestão da comunicação são todos os processos focados em melhorar a forma como os funcionários e os gestores de uma empresa se comunicam, seja por meio de boas práticas de administração e convivência, seja pela implementação de soluções tecnológicas.

Como ela impacta o cotidiano da empresa?

Quando implementada corretamente no ambiente de trabalho, a gestão da comunicação evita que os setores compartilhem informações erradas entre si. Além disso, ela contribui com a criatividade e facilita a liderança das equipes.

Por falar em liderar, um bom gestor não deve transmitir uma imagem autoritária, pois isso inibe os membros da equipe de exporem suas ideias. A intenção aqui é justamente fazer com que eles saibam se comunicar de maneira clara e objetiva para que sejam compreendidos.

Por isso, alguns dos impactos positivos que a gestão da comunicação causa na empresa são:

  • melhoria no cumprimento dos prazos de entrega;
  • maior alinhamento entre os colaboradores;
  • otimização no índice de execução dos projetos;
  • aumento na eficiência das tarefas;
  • melhoria no clima organizacional da empresa como um todo.

Quais as melhores práticas para otimizar a eficiência da gestão da comunicação?

Agora que já falamos sobre o que é gestão da comunicação e por que ela é tão importante, mostraremos algumas boas práticas para otimizar o relacionamento entre as equipes da empresa.

Forneça informações de maneira clara e objetiva

O primeiro passo consiste em fornecer objetivos bem definidos e informações claras para todos os membros do time. É importante que cada função seja detalhada ao máximo de modo que possa ser repassada sem ruído. Ou seja, não deixe nada implícito nas entrelinhas.

Para se certificar de que todos entenderam a mensagem passada, questione os colaboradores no fim da conversa para analisar se eles entenderam qual é a meta do projeto. Lembre-se de que um clima organizacional agradável, no qual os funcionários sentem-se confortáveis para fazer perguntas, gera benefícios para todos os envolvidos.

Essa é a melhor forma de garantir que as informações passados sejam compreendidas e cada membro saiba exatamente o que precisa fazer e em quanto tempo as atividades devem ser cumpridas.

Invista no planejamento do projeto

Planejamento é a palavra-chave que sustenta o sucesso de qualquer empresa. Sendo assim, comece afunilando os ativos mais valiosos de sua organização, selecionando os melhores e mais qualificados profissionais do mercado, ao fazer processos de recrutamento mais segmentados e objetivos.

Afinal, com uma equipe consistente, torna-se muito mais fácil realizar o cronograma de atividades com eficiência e responsabilidade, dando suporte à tomada de decisões. Além disso, determine as prioridades de acordo o nível de importância de cada processo.

Quanto mais bem planejada for a gestão da comunicação, maiores as probabilidades de que a empresa alcance os resultados esperados, garantindo a satisfação do consumidor e consolidando a marca em uma posição competitiva no mercado em que atua.

Integre os setores

Como já foi dito, uma empresa é como um organismo ou uma máquina. Para que funcione bem e atinja seus objetivos, é imprescindível que cada departamento esteja operando em capacidade máxima e que todos consigam se comunicar sem interferências ou ruídos de comunicação.

Para isso, faça com que todos as áreas — compras, vendas, atendimento, contabilidade etc. — sejam integradas em único ambiente, de modo que qualquer membro de uma determinada equipe possa ter acesso ao que outro grupo está realizando. Por exemplo, se o escritório de contabilidade tem acesso aos números que as vendas estão gerando, pode se planejar melhor em relação aos aspectos financeiros do negócio.

Para garantir isso, muitas organizações investem em softwares de gestão ERP. Falaremos mais especificamente sobre esse tipo de solução, mas, a princípio, esses sistemas são capazes de unificar todos os departamentos de maneira inteligente, além de automatizar tarefas cotidianas e aumentar a produtividade.

Delegue funções

Outra prática fundamental para o sucesso da gestão da comunicação é dividir as tarefas ao delegá-las de acordo com as expertises de cada membro da equipe. Isto é, defina as responsabilidades para os funcionários, analisando em quais processos cada um se sobressai e obtém mais desempenho.

Dentro de uma equipe de marketing, por exemplo, há quem tenha mais facilidade em lidar com o público, assim como uma maneira de pensar mais estratégica. Como gestor, seu papel é notar os talentos de seus profissionais e alocá-los de modo que se posicionam nos lugares em que serão reconhecidos e valorizados pela companhia.

Por que contar com um software de gerenciamento para auxiliar na gestão direta da equipe?

Por fim, o uso de soluções tecnológicas para problemas e questões cotidianas é uma prática que vem se tornando comum nas últimas décadas. A comunicação entre equipes pode ser muito beneficiada ao contar com um software que ofereça recursos que integrem as informações de todos os departamentos em único ambiente digital.

Dessa maneira, os dados da companhia se tornam escaláveis e podem ser acessados remotamente por qualquer colaborador, o que facilita a compreensão sobre o que cada setor está fazendo, além de facilitar a visualização sobre como os projetos estão sendo executados.

A automação de tarefas permite que o tempo e o esforço de todos os envolvidos nos processos da empresa sejam otimizados, gerando muito mais produtividade e resultados consistentes para o negócio. Vale mencionar ainda que, como gestor, você pode utilizar métricas para avaliar o desempenho de cada colaborador, o que facilita a gestão da comunicação de modo geral.

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