Software Contábil

Software contábil: veja o que avaliar para escolhê-lo!

Para que o seu escritório se destaque no mercado por estar oferecendo um serviço de qualidade superior à da concorrência, é fundamental contar com um bom software contábil, pois as funcionalidades e facilidades que ele oferece podem otimizar a execução dos serviços.

Contudo, com tantas opções disponíveis, a tarefa de escolher o programa ideal para o seu negócio não é tão simples. É preciso avaliar os recursos que ele oferece, o nível de segurança que proporciona aos dados de seus clientes, a disponibilidade do suporte e a credibilidade do fornecedor, entre outros fatores.

Neste conteúdo, mostraremos o que você deve avaliar na hora de escolher o melhor software contábil para o seu negócio. Acompanhe a leitura para saber mais sobre o assunto!

Facilidade de uso

O primeiro aspecto a ser analisado é se o software de contabilidade é intuitivo e se os seus colaboradores conseguirão se familiarizar com as funcionalidades que ele oferece.

Cheque se o programa conta com um layout simples e efetivo, assim como cabeçalhos bem definidos e com as informações fáceis de serem encontradas. Dessa forma, evita-se o uso de listas de códigos para encontrar dados, acessar relatórios ou entrar em determinadas operações para lançamentos.

O fato é que os softwares que utilizam códigos acabam gerando dúvidas nos funcionários, levando-os a perder tempo com pesquisas e consultas desnecessárias para encontrar o que precisam.

Um software contábil moderno proporciona muito mais praticidade e agilidade para o desempenho dos procedimentos. Sendo assim, é imprescindível que se enquadre nas necessidades internas e seja simples de ser utilizado, já que isso reduz o tempo necessário para realizar tarefas e, logo, aumenta a produtividade da equipe.

Possibilidade de integração com outros sistemas

É muito comum que as empresas utilizem diversos softwares para desempenhar as diferentes funções do cotidiano. Por exemplo, há um programa específico para realizar a gestão tributária, outro para apurar a folha de pagamento e assim por diante.

Além de não ser prático, isso abre grandes margens para erros administrativos e falhas humanas. Portanto, é fundamental que o sistema contábil adotado seja capaz de integrar todos os dados em um único ambiente, com a finalidade de garantir um bom fluxo de informações e o funcionamento efetivo de todas as ferramentas usadas pela empresa.

Vale mencionar, ainda, que um software contábil eficiente também deve permitir a integração com os sistemas de seus clientes, para oferece um serviço de altíssima qualidade e mais segurança para os dados.

Funcionalidades que atendam às demandas da empresa

O melhor software contábil do mercado é aquele que atende às necessidades da empresa, adequando-se ao que realmente faz diferença no dia a dia. Se a organização atua no ramo varejista, por exemplo, o ideal é encontrar uma solução que atenda às especifidades da área. Esse tipo de compatibilidade é importante para evitar a perda de tempo para adaptar os processos ao sistema.

Para entender exatamente quais são as carências de seu negócio em relação ao software contábil, analise as necessidades operacionais dos colaboradores, defina os processos, descubra quais são os pontos críticos de trabalho e retrabalho, assim como os projetos em expansão.

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Respondendo a esses questionamentos, será muito mais fácil encontrar um programa de gestão contábil que poderá auxiliá-lo nas tarefas cotidianas de maneira ágil e eficiente.

Qualidade do suporte oferecido

Certifique-se de que a empresa que fornece o software contábil presta um bom atendimento de suporte técnico, pois a rapidez com que um problema é solucionado, assim como a certeza de que ele será resolvido, são aspectos que impactam diretamente na qualidade do sistema.

Um suporte demorado ou que não ofereça soluções adequadas pode resultar em processos parados e, consequentemente, na perda de dinheiro e credibilidade com os clientes, prejudicando sua imagem no mercado.

Portanto, cheque a reputação da organização que comercializa o software contábil que você pretende adquirir e tenha certeza de que o suporte não apenas é ágil, como também oferece soluções eficientes sempre que seu negócio precisar.

Recurso para identificação de gastos da empresa

Um dos pontos mais importantes a serem avaliados em um software voltado para a contabilidade da empresa é se ele conta com recursos para identificar gastos.

Organizar as finanças com transparência e precisão é fundamental para que os gestores saibam onde os recursos estão sendo gastos, em determinados projetos ou departamentos. O fato é que administrar as finanças da empresa com planilhas e documentos impressos é uma metodologia obsoleta e altamente vulnerável a falhas e inconsistência de informações.

Conexão com a nuvem

Na era da hiperconectividade, é fundamental que o software contábil funcione online e seja capaz de armazenar todos os dados na nuvem, pois isso permite que suas informações sejam guardadas não apenas fisicamente no computador, mas também em um seguro servidor digital, o que evita a possibilidade de perda de dados por problemas como avarias na máquina, ataques de vírus etc.

Outro ponto interessante de um software online é que os integrantes da equipe podem contribuir com a atualização de informações, além de conseguirem acessá-las a qualquer hora e em qualquer.

Níveis de segurança

Levando em consideração que as informações podem ser acessadas remotamente, é importante que o programa ofereça altos níveis de segurança, como o controle por login e senha, permitindo que apenas funcionários autorizados conectem-se ao sistema.

Qualquer perda ou extravio de dados pode resultar em danos muito graves para a imagem da empresa, refletindo diretamente nas finanças. Portanto, escolha um software contábil seguro.

Verifique se o programa conta com sistemas de autorização e oferece diferentes níveis de acesso às informações. Se possível, cheque se o sistema tem uma criptografia adequada para proteger suas informações, se conta com certificados de segurança, e assim por diante.

Como você pôde contemplar neste artigo, escolher um software contábil é uma tarefa que exige pesquisa, já que existem tantas opções disponíveis no mercado. O ideal, é contar com uma empresa que tenha bastante credibilidade e anos de experiência de atuação no mercado. Além disso, é preciso verificar se os recursos oferecidos atendem às necessidades da organização.

Quer saber mais sobre como contratar um bom software contábil e o que ele pode proporcionar ao seu negócio? Então, entre em contato conosco para saber mais a respeito!

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